BERITA RISDA KABUPATEN LAMONGAN
Dokumentasi asli pendampingan pengelolaan arsip oleh Arsiparis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan di Kantor BAZNAS Lamongan, 4–5 Oktober 2023.
Lamongan – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan menghadirkan inovasi PEDANG SI DIMAN (Pendampingan Arsip Dinamis Lamongan) sebagai upaya meningkatkan tertib pengelolaan arsip di lingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Program ini memberikan pendampingan agar arsip yang tercipta dari kegiatan pemerintahan dapat dikelola sesuai norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan. Arsip yang sebelumnya hanya ditumpuk diarahkan untuk dipilah, diberi identitas, disimpan dalam boks, ditata pada rak, dan dilengkapi daftar arsip sebagai alat temu balik. Melalui pengelolaan tersebut, arsip diharapkan lebih aman sekaligus lebih cepat ditemukan ketika dibutuhkan.
Gagasan PEDANG SI DIMAN berangkat dari hasil Audit Internal Kearsipan 2019 yang masih menemukan banyak OPD belum melakukan pengelolaan arsip secara baik dan benar. Arsip aktif, vital, maupun statis masih ditemukan tersimpan tanpa pendataan dan pengelolaan lebih lanjut, bahkan sebagian berada di gudang bersama barang-barang rusak. Kondisi tersebut meningkatkan risiko kerusakan akibat rayap, kelembapan, maupun kelalaian manusia dan dapat menyebabkan arsip hilang. Padahal arsip merupakan bukti autentik serta bahan pertanggungjawaban penting dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
Pendampingan PEDANG SI DIMAN mencakup pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif. Untuk arsip aktif, petugas memberikan pendampingan mengenai pemberkasan surat masuk dan surat keluar, alur pendistribusian, serta sarana prasarana yang dibutuhkan. Sementara itu, pengelolaan arsip inaktif dilakukan mulai dari pemilahan arsip dan nonarsip, pendeskripsian arsip, penyimpanan dalam boks, pemberian label, hingga penyusunan daftar arsip sebagai alat temu balik. Pendekatan tersebut membantu OPD membangun sistem penyimpanan yang lebih tertata sekaligus mempercepat proses pencarian arsip.
Program ini dilaksanakan oleh fungsional arsiparis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan dengan menggunakan metode klasikal dan praktik. Pengelola arsip pada unit pengolah maupun unit kearsipan memperoleh materi sekaligus praktik langsung mengenai tata cara pengelolaan arsip dinamis. Pelaksanaan pendampingan didukung sejumlah perangkat seperti Jadwal Retensi Arsip (JRA), pedoman pengelolaan arsip dinamis, boks arsip, label boks, daftar arsip inaktif, filling cabinet, map gantung, dan lembar deskripsi arsip. Ketersediaan perangkat tersebut menjadi bagian penting untuk memastikan pengelolaan arsip dapat diterapkan secara konsisten di masing-masing OPD.
Selain pendampingan secara langsung, pengelolaan arsip juga didukung Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) untuk pengurusan surat masuk dan surat keluar secara daring. Pemanfaatan teknologi informasi diarahkan untuk membangun sistem kearsipan digital yang aman serta mendukung kecepatan, ketepatan, kelengkapan, dan keamanan layanan arsip. Penguatan kelembagaan, peningkatan kompetensi sumber daya manusia, pemenuhan fasilitas kearsipan, dan optimalisasi Unit Kearsipan menjadi strategi keberlanjutan PEDANG SI DIMAN. Dengan langkah tersebut, pengelolaan arsip tidak hanya menjadi kegiatan administratif, tetapi juga bagian dari penguatan tata kelola pemerintahan.
Dukungan terhadap PEDANG SI DIMAN juga tercermin dari pembiayaan program. Pada 2019, kegiatan pendampingan kearsipan memperoleh dukungan APBD sebesar Rp50 juta dan pada 2020 kembali dianggarkan sebesar Rp50 juta melalui kegiatan sosialisasi, penyuluhan, atau pembinaan kearsipan di lingkungan instansi pemerintah. Pada 2021, anggaran sebesar Rp30 juta dialokasikan dalam kegiatan pengelolaan arsip dinamis kabupaten/kota pada subkegiatan pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis. Dukungan pendanaan tersebut memperkuat pelaksanaan pembinaan kearsipan agar dapat berjalan secara berkelanjutan.
PEDANG SI DIMAN diharapkan menciptakan kesadaran pegawai untuk tertib dan menjaga arsip yang dihasilkan dalam setiap kegiatan pemerintahan. Ketersediaan arsip yang utuh, autentik, dan terpercaya akan mendukung penilaian kinerja, pertanggungjawaban organisasi, pelayanan publik, serta penyediaan alat bukti bagi kepentingan hukum. Program ini juga mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi dan berkontribusi pada SDGs poin 17 mengenai kemitraan untuk mencapai tujuan dalam pilar pembangunan hukum dan tata kelola. Dengan pengelolaan yang semakin tertib, OPD di Kabupaten Lamongan diharapkan memiliki sistem kearsipan yang aman, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan.
