BERITA RISDA KABUPATEN LAMONGAN
Dokumentasi asli kegiatan pembinaan kearsipan desa di Kecamatan Karanggeneng, Kabupaten Lamongan. Sumber: Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan.
Lamongan – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan menghadirkan inovasi BINAR MUDA (Bina Arsip Masuk Desa) sebagai upaya memperkuat tata kelola kearsipan di lingkungan pemerintahan desa. Program ini dirancang untuk membantu perangkat desa memahami pengelolaan arsip sesuai prinsip, kaidah, norma, dan standar kearsipan nasional. Kehadiran BINAR MUDA menjadi penting karena arsip memiliki fungsi strategis sebagai bukti autentik, sumber informasi, dan bagian dari pertanggungjawaban administrasi pemerintahan. Dengan tata kelola yang lebih tertib, arsip desa diharapkan dapat tersimpan dengan aman sekaligus mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan.
BINAR MUDA lahir dari masih ditemukannya berbagai persoalan dalam pengelolaan arsip di tingkat desa. Sejumlah perangkat desa belum memahami secara menyeluruh alur surat masuk dan surat keluar, penggunaan lembar disposisi, kode klasifikasi arsip, penyimpanan arsip aktif, hingga proses penyusutan arsip. Arsip inaktif juga masih kerap ditumpuk di gudang tanpa pengelolaan yang memadai sehingga menyulitkan proses pencarian kembali. Kondisi tersebut dapat menghambat administrasi pemerintahan desa dan meningkatkan risiko kehilangan maupun kerusakan dokumen penting.
Berbeda dengan pembinaan yang hanya bersifat sosialisasi, BINAR MUDA memberikan praktik langsung kepada perangkat desa dalam mengelola arsip dinamis aktif dan inaktif. Materi pembinaan mencakup alur surat masuk dan keluar, penyimpanan berdasarkan kode klasifikasi, pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan, penataan arsip inaktif, hingga pemeliharaan dan perawatan arsip. Perangkat desa juga dibimbing membuat daftar arsip inaktif dan berita acara pemindahan sebagai bagian dari tertib administrasi. Pendekatan praktik ini diarahkan agar materi yang diberikan dapat langsung diterapkan dalam aktivitas pemerintahan sehari-hari.
Program BINAR MUDA juga memberikan dukungan sarana berupa boks arsip untuk membantu desa menata dokumen secara lebih aman dan terstruktur. Selain pembinaan tatap muka, konsultasi dapat dilakukan secara berkelanjutan melalui WhatsApp, email, maupun kunjungan langsung ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan. Kemudahan konsultasi tersebut memungkinkan perangkat desa memperoleh pendampingan ketika menghadapi persoalan dalam pengelolaan arsip. Dengan pola layanan yang berkelanjutan, BINAR MUDA tidak berhenti pada satu kali kegiatan pembinaan.
Pelaksanaan program dimulai dengan penentuan desa sasaran dan penyusunan jadwal pembinaan. Desa juga dapat mengajukan permohonan pembinaan melalui formulir pengajuan yang telah disediakan. Setelah jadwal ditetapkan, tim melaksanakan pembinaan di lokasi desa dan dilanjutkan dengan monitoring serta evaluasi. Evaluasi dilakukan melalui formulir layanan dan kunjungan langsung untuk melihat apakah pengelolaan arsip telah diterapkan sesuai kaidah kearsipan.
Dokumentasi resmi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan menunjukkan kegiatan pembinaan kearsipan desa di Kecamatan Karanggeneng pada 22 Juli 2024. Kegiatan tersebut dilaksanakan di Desa Kalanganyar dan Desa Banjarmadu dengan materi tata kelola surat masuk dan keluar, pengelolaan arsip inaktif, serta sosialisasi kode klasifikasi kearsipan. Perangkat desa terlihat aktif berdiskusi mengenai pengelolaan arsip aktif maupun inaktif serta praktik administrasi yang telah mereka jalankan. Kegiatan ini menggambarkan bagaimana pembinaan kearsipan dilakukan langsung kepada aparatur desa agar penerapannya lebih mudah dipahami.
Melalui BINAR MUDA, Pemerintah Kabupaten Lamongan berupaya membangun kesadaran bahwa pengelolaan arsip merupakan bagian penting dari tata kelola pemerintahan yang baik, bersih, transparan, dan akuntabel. Arsip yang tertata membantu mempercepat pencarian informasi, meningkatkan efisiensi kerja, mendukung pelayanan publik, serta melindungi hak-hak keperdataan masyarakat melalui dokumen yang autentik dan terpercaya. Pembinaan yang disertai praktik, konsultasi, sarana pendukung, serta monitoring membuat program ini memiliki pendekatan yang lebih menyeluruh. Dengan pelaksanaan yang konsisten, BINAR MUDA diharapkan mampu memperkuat fondasi administrasi pemerintahan desa di Kabupaten Lamongan.
