BERITA RISDA KABUPATEN LAMONGAN
Dokumentasi asli yang digunakan pada publikasi LAMBADA di laman Berita RISDA Kabupaten Lamongan. Sumber: RISDA Kabupaten Lamongan.
Lamongan – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan mengembangkan LAMBADA (Layanan Alih Media Berkas Desa) sebagai upaya menyelamatkan arsip vital pemerintahan desa dari risiko kerusakan dan kehilangan. Inovasi ini lahir dari temuan di lapangan bahwa sejumlah arsip penting seperti Letter C, peta wilayah, dan sertifikat tanah telah mengalami kerusakan akibat usia, rayap, hama, serta kondisi ruang penyimpanan yang lembap. Melalui proses alih media, arsip yang sebelumnya hanya tersedia dalam bentuk kertas diubah menjadi berkas digital sehingga informasi di dalamnya dapat tetap dipelihara dan digunakan. Layanan ini sekaligus membantu pemerintah desa menjaga keberlanjutan informasi yang menjadi dasar administrasi dan pertanggungjawaban.
LAMBADA tidak sekadar memindai dokumen, tetapi menempatkan proses alih media dalam kaidah kearsipan. Setiap berkas yang dialihmediakan dilengkapi dengan berita acara dan surat autentikasi hasil alih media agar keberadaan arsip digital memiliki dasar pengelolaan yang jelas. Hasil digitalisasi dapat disimpan melalui flashdisk, harddisk, maupun Google Drive sesuai kebutuhan desa. Dengan cara tersebut, perangkat desa dapat mengurangi frekuensi membuka arsip fisik yang sudah rapuh dan memperpanjang usia simpan dokumen aslinya.
Sasaran LAMBADA mencakup pemerintah desa dan kelurahan di Kabupaten Lamongan. Pedoman teknis menetapkan cakupan sasaran sebanyak 474 desa/kelurahan, sehingga layanan ini dirancang sebagai solusi yang dapat diterapkan secara luas. Desa dapat memperoleh layanan melalui dua mekanisme, yakni tim Dinas Kearsipan mendatangi desa atau pemerintah desa membawa berkas langsung ke kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah. Layanan diberikan tanpa biaya sebagai bagian dari pembinaan dan pelayanan kearsipan daerah.
Pelaksanaan LAMBADA diawali dengan perencanaan dan penyusunan jadwal layanan. Bidang Pengelolaan dan Layanan Kearsipan menentukan desa yang akan mendapat pelayanan sekaligus menerima pengajuan mandiri dari desa yang membutuhkan alih media. Setelah itu disiapkan administrasi berupa surat pemberitahuan dan surat tugas tim pelaksana. Tahap berikutnya mencakup proses alih media, pembuatan berita acara, autentikasi hasil, penyimpanan berkas digital, serta monitoring dan evaluasi terhadap kualitas layanan.
Kemudahan konsultasi menjadi bagian penting dari inovasi ini. Pemerintah desa dapat berkonsultasi terlebih dahulu melalui WhatsApp, email, maupun datang langsung ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan. Pola layanan tersebut membuat kebutuhan teknis terkait jenis berkas, kesiapan dokumen, dan mekanisme alih media dapat dikomunikasikan sebelum pelaksanaan. Dengan komunikasi yang lebih terbuka, proses layanan dapat berlangsung lebih efektif dan sesuai kebutuhan masing-masing desa.
Dokumentasi pelaksanaan dalam pedoman teknis menunjukkan bahwa layanan alih media telah dilakukan di sejumlah desa pada 2024. Kegiatan antara lain tercatat di Desa Tritunggal dan Moropelang Kecamatan Babat, Desa Warukulon Kecamatan Pucuk, Desa Lopang dan Mangkujajar Kecamatan Kembangbahu, Desa Tambakrigadung dan Jatirejo Kecamatan Tikung, Desa Sekarbagus dan Supenuh Kecamatan Sugio, serta Desa Surabayan dan Sukolilo Kecamatan Sukodadi. Dokumentasi tersebut memperlihatkan petugas bekerja bersama perangkat desa dengan perangkat pemindai dan komputer untuk mengelola berkas secara langsung di lokasi.
Publikasi RISDA Kabupaten Lamongan pada 14 Juli 2025 menyoroti LAMBADA sebagai solusi cerdas untuk melindungi arsip desa dari kerusakan. Berita tersebut menegaskan bahwa program memudahkan desa menyimpan arsip dalam bentuk digital, mempercepat pencarian kembali, dan mengurangi risiko hilangnya data penting. Kepala desa juga dapat mencetak salinan dari berkas digital tanpa harus berulang kali membuka arsip fisik yang sudah tua. Pendekatan ini membuat layanan administrasi kepada masyarakat menjadi lebih cepat sekaligus menjaga keamanan informasi desa.
Melalui LAMBADA, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan berupaya membangun budaya kearsipan yang lebih tertib, aman, dan adaptif terhadap teknologi. Alih media membantu melindungi fisik dan isi informasi arsip, meningkatkan efisiensi pencarian kembali, serta mendorong perangkat desa lebih peduli terhadap pemeliharaan arsip sebagai aset pemerintahan. Dalam jangka panjang, berkurangnya ketergantungan pada dokumen kertas diharapkan dapat menekan risiko kerusakan dan kehilangan arsip vital. LAMBADA menjadi contoh bahwa digitalisasi dapat digunakan untuk memperkuat tata kelola pemerintahan desa tanpa mengabaikan prinsip autentisitas dan pelestarian arsip.
